Perbedaan versi SOP ISO 9001 2015 baru vs lama
SOP ISO 9001 2015 versi baru ini akan mempercepat pemahaman anda mengenai Sistem Manajemen.
Ringkasan versi SOP Manajemen ISO 9001 terdahulu
- ISO Toolkit versi pertama: terbit tahun 1998: tidak ada foto
- ISO Toolkit edisi kedua: terbit pada tahun 1999
. 
- ISO Toolkit versi ketiga yang kami keluarkan pada tahun 2000-2008
. 
Perbedaan SOP Manajemen ISO 9001 (ISO Toolkit) lama vs baru
Versi lama (Panduan Implementasi ISO 9000) dan versi baru (ISO Toolkit paket bisnis):
| SOP versi lama | SOP ISO 9001 2015 baru (ISO Toolkit paket bisnis) |
|
| Cakupan | SMM ISO 9002:1994 atau ISO 9001:2000 | Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 (tanpa disain) |
| Sistem Akuntansi dengan software | ||
| Manajemen SDM dengan software | ||
| Media | 2 ordner berisi:
– Pedoman dan Prosedur Mutu – Formulir Aneka |
1 flashdisk / link (—> praktis !) |
| Operasional | Manual + Excel, Word | Software + Excel, Word |
| Tambahan | – | Manajemen Risiko |
| Manajemen KPI (Sasaran Mutu) | ||
| Analisis Kebutuhan Training (Training Need Analysis) | ||
| Pengetahuan dasar jaringan komputer dan Manajemen Surat Legal perusahaan |
Semua paket versi lama sudah kami tarik dan sudah tidak beredar lagi.
SOP ISO 9001 2015 baru (ISO Toolkit paket bisnis)
ISO Toolkit paket bisnis ini merupakan penyempurnaan dari beberapa versi paket yang telah diluncurkan sejak tahun 1998.
Setelah lebih dari 12 tahun Divisi Pelayanan kami melayani masyarakat Indonesia lewat materi Manajemen Modern dan Kesehatan Masyarakat pada itokindo.org, dan hampir 24 tahun yang lalu menerbitkan Panduan Implementasi ISO 9002, kami yang telah berpengalaman lebih dari 30 tahun pada bidang akuntansi manajemen dan ISO 9001, mempersembahkan SOP Manajemen Mutu ISO 9001 (ISO Toolkit paket bisnis Indonesia).
SOP ISO 9001 2015 versi baru
Berbeda dari versi sebelumnya, versi baru SOP ISO 9001 2015 (ISO Toolkit paket bisnis Indonesia) adalah versi minimalis, tetapi cakupannya tidak hanya pada manajemen Mutu ISO 9001:2015; tetapi juga terintegrasi dengan Sistem Akuntansi.
Selain itu, paket ini juga mencakup Manajemen Kepersonaliaan, manajemen Komputer, dan manajemen dokumentasi surat-surat penting dalam perusahaan.
Edisi SOP Manajemen Mutu ISO 9001 (ISO Toolkit paket bisnis) ini terintegrasi dengan software program Akuntansi Accurate dan program manajemen SDM (freeware). Versi SOP Manajemen Mutu ISO 9001 (ISO Toolkit paket bisnis Indonesia) ini adalah versi minimalis. Versi minimalis ini memudahkan anda untuk mengerti sistem manajemen secara keseluruhan, karena anda tidak dipusingkan dengan aneka formulir tambahan yang kurang relevan dengan manajemen intinya.
Standar Operasional Prosedur secara manual zaman sekarang sudah tidak mungkin untuk diterapkan lagi, karena persaingan usaha semuanya menuntut efisiensi dalam semua bidang. Anda yang membeli paket ISO 9001 yang operasionalnya masih manual, akan mengalami kesulitan dalam penerapan, karena biaya operasional karyawan yang tinggi.
Kelebihan dalam SOP Manajemen Mutu ISO 9001 ini
- Integrasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan software Akuntansi Accurate dan software manajemen SDM, sehingga operasional perusahaan jadi efektif dan efisien.
- Manajemen Akuntansi Keuangan menggunakan program Accurate
- Manajemen SDM sudah menggunakan program (freeware)
- Manajemen Risiko di ISO 9001:2015 merupakan salah satu pekerjaan wajib yang banyak menghabiskan jam kerja karyawan.
- Manajemen Risiko kami buat menjadi simpel, karena sudah kami persiapkan parameter kuesioner dan spreadsheet perhitungannya. Anda tinggal edit, tidak usah lagi cape mikir untuk mencari aneka parameter, lalu sibuk dalam: membuat kuesioner, mencetaknya (yang biasanya mengkonsumsi kertas beberapa rim!), distribusi kepada responden, proses perekapan hasil kuesioner yang mungkin memakan waktu beberapa hari, mencari rumus perhitungan dan format nya, memikirkan cara meringkasnya agar mudah dimengerti oleh para Manajer dan Kabag yang biasanya berlatar belakang sarjana (/D3/pasca sarjana) dari berbagai macam disiplin ilmu.
- Dengan ISO Toolkit paket bisnis ini, Anda tinggal cek parameter Manajemen Risiko yang sudah kami siapkan, koreksi beberapa parameter yang ingin anda tambah / kurangkan, copykan rumus yang sesuai, lalu save dan bagikan. Besoknya kumpulkan hasil kuesioner, ketikkan nilai kuesioner tsb pada kolom masing-masing responden kemudian print hasil finalnya.
- Manajemen KPI (Sasaran Mutu) dengan Performance Indicator versi itokindo, yang lebih adil untuk menilai hasil usaha semua bagian terhadap parameter target yang telah ditetapkan top management. Manajemen KPI (Sasaran Mutu) ini sudah kami persiapkan kertas kerja dengan rumus perhitungan pencapaian KPI.
- Banyak aneka KPI yang ‘hebat’ di pasaran, tetapi faktanya sulit untuk dijalankan, bahkan pada perusahaan kelas menengah. Karena itu kami buat konsep pengukuran yang to the point. Anda tinggal cek parameter inti KPI yang sudah kami siapkan, koreksi beberapa parameter yang ingin anda tambahkan / kurangkan, copykan rumus yang sesuai, lalu save dan print final. Printoutnya siap digunakan sebagai salah satu materi rapat (Tinjauan) Manajemen.
Aspek operasional yang praktis
- Agar efektif dan efisien pada tahap implementasi, beberapa spreadsheet sudah kami siapkan dengan rumus praktis yang tinggal anda tambah / kurangkan:
- Manajemen kebutuhan training (Training Need Analysis)
- Evaluasi Kinerja Penyedia eksternal
- Kuesioner kepuasan pelanggan
- Beberapa formulir tipe Excel pada prosedur yang sama sudah kami kelompokkan dan simpan pada satu file Excel, sehingga memudahkan manajemen formulir.
- Bahkan untuk anda yang baru mengenal ISO 9001:2015 pun, format yang kami buat akan memudahkan anda untuk mengerti aspek praktika dari ISO 9001:2015 yang sudah terintegrasi dengan Sistem Akuntansi dengan software Accurate.
- Untuk pribadi yang mau belajar manajemen atau pemilik perusahaan UMKM, paket bisnis ini akan membuat anda cepat mengerti ilmu manajemen terintegrasi pada perusahaan kelas menengah.
Daftar Isi
- Prosedur Konteks Organisasi, +2 (lampiran)
- Prosedur Sistem Manajemen Mutu dan Akuntansi, +2
- Prosedur Kepemimpinan, +4
- Prosedur Manajemen Risiko dan Peluang
- Prosedur Sasaran Mutu, plus beberapa lampiran
- Prosedur Manajemen Keuangan, +1
- Prosedur Manajemen Sumber Daya Manusia, +3
- Prosedur Infrastruktur Bangunan dan Utilitas, +1
- Prosedur Infrastruktur Mesin dan Peralatan, +1
- Prosedur Infrastruktur Transportasi, +2
- Prosedur Infrastruktur Informasi dan Komunikasi, +3
- Prosedur Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran, +1
- Prosedur Pengetahuan Organisasi
- Prosedur Kompetensi Awareness dan Komunikasi
- Prosedur Informasi Terdokumentasi, +2
- Prosedur Perencanaan dan Pengendalian Operasional
- Prosedur Siklus Penjualan, komplain, dan Penagihan Piutang: 4 prosedur
- Prosedur Desain dan Pengembangan (Prosedur desain produk tidak kami sediakan)
- Prosedur Siklus Pembelian, Verifikasi, Kontra Bon dan Pembayaran Utang, +1
- Prosedur Pengendalian Proses, +2
- Prosedur Identifikasi dan Ketelusuran, +2
- Prosedur Pengendalian Barang Milik pelanggan
- Prosedur Pemeliharaan (Gudang)
- Prosedur Pengendalian Produk tidak Sesuai
- Prosedur Quality Control
- Prosedur Kepuasan Pelanggan
- Prosedur Internal Audit
- Prosedur Tinjauan Manajemen
- Prosedur Peningkatan
- Formulir inti yang berhubungan dengan operasional dan pelaporan manajemen. (sebagian form tidak kami sediakan, karena dicetak program).
Untuk ISO Toolkit paket bisnis Indonesia ini kami tidak menyediakan preview.
Kami belum memakai salesman freelance dalam pemasaran ISO Toolkit paket bisnis versi ini.
Saat ini tim kami sedang tidak menerima jasa konsultasi.
Kesimpulan untuk Pertimbangan
- Untuk (calon) profesional, paket ini adalah investasi anda untuk memahami standar Sistem Manajemen perusahaan industri skala menengah. Materi ini hampir tidak mungkin anda dapatkan jika anda mulai bekerja pada suatu perusahaan.
- Untuk pemilik perusahaan, paket ini memudahkan anda dan menghemat waktu dan uang anda dalam implementasi manajemen modern pada perusahaan anda.
Waktu Implementasi
Waktu yang dibutuhkan untuk implementasi tergantung tim anda, dengan range wajar antara 6 bulan s/d 1 tahun, cepat atau lambat tergantung skala perusahaan dan kekuatan tim Manajemen.
Untuk implementasi yang lebih cepat, usahakan anda punya anggota tim inti:
- sarjana Akuntansi yang berpengalaman level manajerial dalam Accurate dan Sistem Akuntansi
- sarjana Teknik (Industri) atau lainnya yang berpengalaman level manajerial dalam ISO 9001:2015
- D3 komputer yang mengerti teknis dan setting program PHP, jika anda mau setup program manajemen SDM.
Penyajian yang sederhana dan mudah dimengerti
SOP Manajemen Mutu ISO 9001 (ISO Toolkit paket bisnis) ini kami sajikan dalam bentuk softcopy dengan program yang paling umum (Word, Excel, dan Visio). Hardcopy yang beredar, jika ada, adalah versi ISO Toolkit lama (ISO 9001 versi tahun 2000, bahkan tahun 1994), adalah hasil foto copy dari salesman ‘nakal’ yang saat ini isinya sudah tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Semua rumus perhitungan yang kami pergunakan dalam ISO Toolkit paket bisnis Indonesia (SOP Manajemen Mutu ISO 9001) sudah kami usahakan memakai rumus yang tidak kompleks, karena itu dapat dipastikan anda tidak akan mengalami kesulitan saat editing penyesuaian paket ini dengan proses bisnis anda.
Beberapa formulir, prosedur, dan lampiran kami hilangkan (tidak kami lampirkan) pada versi minimalis ini, karena masalah kompatibilitas yang kami anggap kurang pas. Bahkan beberapa formulir yang sudah kami persiapkan juga tidak terpakai, karena sudah di generate oleh Accurate. Tujuan versi minimalis ini adalah agar anda lebih mudah mengerti untuk memahami sistem manajemen secara keseluruhan. Pada ISO Toolkit paket bisnis Indonesia (SOP Manajemen Mutu ISO 9001) ini anda tidak akan menemui prosedur penerimaan tamu, prosedur cuti, dll. Jika anda perlu, contoh prosedur seperti itu bisa dengan mudah anda cari via google.
ISO Toolkit paket bisnis ini cocok untuk anda yang:
- mau belajar dan menerapkan sistem manajemen yang terintegrasi.
- mau setup manajemen perusahaan baru.
- mau belajar penerapan KPI dan manajemen perhitungannya.
- mau upgrade / mengganti sistem manajemen ‘kuno’ dengan sistem manajemen modern.
Pertimbangan efisiensi operasional
Meski untuk beberapa bidang kami tahu ada teknologi terakhir, tetapi kami tidak ‘memaksa’ anda memakai teknologi terakhir tsb yang terlihat wah, tapi harganya mahal, demi efisiensi operasional perusahaan anda.
Contoh: pada prosedur Infrastruktur Informasi dan Komunikasi, kabel jaringan yang kami sarankan minimal adalah cat 5e, padahal sekarang sudah tersedia cat 8. Kenapa? Karena harga cat 8 masih mahal dan mayoritas perusahaan belum perlu jaringan dengan speed 25-40 Gbps. Pada prosedur tsb kami tuliskan minimal cat 5e agar anda tidak beli cat 5 yang harganya memang murah, karena kami lihat traffic jaringan sekarang kurang memadai untuk speed 100Mbps. Operasional komputer akan cenderung lambat jika banyak traffic pada jaringan cat 5 dengan data yang besar, misalnya jika jaringan tsb juga dilewati film / CCTV pabrik.
Sebaliknya jika anda ada budget untuk infrastruktur yang Ok, silakan beli yang cat 7 atau 8. Atau anda bisa pakai Fiber Optic tipe single core (yang harga single core sekarang bahkan sudah lebih murah dari harga kabel tembaga cat 6), untuk komunikasi jarak jauh antara switch di Office depan dengan switch yang di bagian Gedung belakang lokasi pabrik.
Balanced Scorecard pada Sasaran Mutu
Untuk Sasaran Mutu, kami tidak menggunakan Balanced Scorecard, meski sekarang sudah ada konsep Balanced Scorecard generasi ketiga. Kenapa? Karena penerapan Balanced Scorecard dengan jenjang hierarki top down (dari top management kemudian dipecah / dirinci ke Manajer, Kepala Bagian, dan Kepala Seksi) hanya cocok untuk perusahaan besar, sangat sulit diterapkan pada perusahaan menengah. Kami lihat dalam banyak kasus terkesan memaksa dengan biaya kesibukan yang kurang sepadan dengan manfaatnya. Untuk pengukuran efektivitas dan efisiensi operasional kami memberikan point utama pengukuran kinerja yang wajar dan krusial pada Sasaran Mutu, sama dengan point perspektif yang biasa dipakai pada Balanced Scorecard (financial, customer/shareholders, internal process, dan organization growth). Kami memberikan nilai pada perhitungan hasil kerja yang hampir mencapai target. Konsep tsb kami namakan Performance Indicator versi itokindo.
Beberapa materi yang tidak dapat disederhanakan
Kami telah bekerja keras dalam pembuatan ISO Toolkit paket bisnis ini, yang terutama untuk memudahkan implementasi Manajemen Mutu dan Akuntansi pada perusahaan anda. Banyak hal yang sudah kami sederhanakan agar mudah dimengerti dan efektif serta efisien dalam implementasinya.
Meskipun demikian, ada beberapa hal yang tidak dapat kami sederhanakan, misalnya:
- Adanya beberapa istilah ISO 9001:2015 yang kurang familiar untuk awam. Istilah ini tidak dapat kami hindari untuk menjaga level profesionalisme dari konten. Sebagian besar materi ini sudah familiar untuk teman-teman dari jurusan Teknik Industri dan Akuntansi / Manajemen / Bisnis. Tetapi kami yakin, dengan mempelajarinya sejangka waktu, anda semua juga akhirnya akan paham.
- Manajemen user pada Windows Server (Prosedur Infrastruktur Informasi dan Komunikasi, dan lampirannya). Manajemen user ini adalah standar pada Windows Server. Tetapi ini bukan hal yang sulit untuk staf IT yang sudah mengerti tentang Windows Server dan Active Directory.
- Manajemen dokumentasi teknis telekomunikasi (Prosedur Infrastruktur Informasi dan Komunikasi, dan lampirannya). Kami pikir ini bukan hal yang sulit bagi staf telekomunikasi yang berpengalaman dan mengerti PBX, manajemen kabel jaringan telkom. Ybs pasti mengerti jalur: Distribution Panel – Rumah Kabel – Kotak Terminal Batas ke roset (versi lama) / modem (versi baru).
- Pemakaian program akuntansi Accurate untuk user baru yang belum terbiasa.
Masalah point 2 tidak akan anda temukan pada paket perangkat lunak yang dapat diedit, bonus Accurate cloud.
Cakupan SOP Manajemen Mutu ISO 9001
Sistem Manajemen yang tercakup pada SOP Manajemen Mutu ISO 9001 (ISO Toolkit paket bisnis) ini:
- Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
- Sistem Akuntansi Keuangan yang terpenting dengan Kebijakan Akuntansi (Accounting Policy) nya dan dukungan software Akuntansi Accurate
- Manajemen Pengukuran Kinerja
- Sistem Manajemen Keamanan Informasi yang terpenting
- Manajemen Sumber Daya Manusia dengan software (free)
Apakah ini program ERP (Enterprises Resources Planning) ?
ISO Toolkit paket bisnis ini adalah gabungan dari beberapa sistem manajemen (SOP Manajemen Mutu ISO 9001:2015, Akuntansi dengan Accurate, manajemen SDM dengan software).
Karena kemampuannya sudah lintas fungsional manajemen, MAS Software telah menetapkan Accurate sebagai salah satu software ERP terbaik di Indonesia.
ISO Toolkit paket bisnis Indonesia ini agak kompleks, karena mencakup beberapa disiplin ilmu, tetapi dapat anda pelajari, jika anda:
- Memang mau mendalami aspek praktika Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, komputerisasi Akuntansi dengan Accurate, sistem manajemen SDM dengan software, dan sistem manajemen perusahaan terintegrasi.
- eksekutif perusahaan yang berkembang (UMKM) yang mau meningkatkan sistem manajemen perusahaan.
- baru lulus LAC (Lead Auditor Course) ISO 9001:2015 dari IRCA (UK) dan mau mendalami aspek praktika Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan komputerisasi Akuntansi dengan Accurate.
Ok, sekian penjelasan dari kami, semoga bermanfaat.